Selecteer een pagina

Controle houden over je Postvak-in

… makkelijker gezegd dan gedaan!

Beperk je vooral in het aantal mappen, want een groot probleem met al die email mapjes is het bepalen waar je iets opbergt. In welke map plaats je een klantencontract op? In het mapje Contracten? Of in het mapje van de klant? Stop alles in één archief en je bent van dit probleem af. Waarom 1 archief : de zoekfuncties zijn ondertussen veel sneller geworden, vooraleer je dus weet in welke map je mail zit heeft de zoekfunctie de mail al gevonden.

Maak dus je mapjes aan op basis van een ‘gebeurtenis’ i.p.v. klanten, leveranciers, offertes… en maak gebruik van de zoekfunctie.
Wat brengt het op? TIJDWINST
Hieronder een voorbeeld van een mogelijke opdeling van je mappen.

@Actie : Dit is de map waar alle mailtjes ingaan waar je meteen wat mee moet.
@Actie+ : Dit is de map waar alle mailtjes in gaan waar je wat mee moet doen maar niet meteen
@ActieEND: alles wat afgehandeld is en wat je wil bijhouden
@Antwoord : In deze map gaan alle mailtjes waar je op antwoord wacht of die je aan anderen gedelegeerd hebt.
@CC Mails : In deze map gaan alle e-mails waar je als CC vermeld staat maar niet als verstuurd Aan.
@Nieuwsbrieven : Hier verplaats je alle nieuwsbrieven en reclame naar toe die via de mail binnen komen. Hou je graag veel reclame bij dan kan je nog een extra map maken @Reclame bv.
@Rekeningen : In deze map verplaats je alle rekeningen die binnenkomen waar je nog wat mee moet. Rekeningen die via automatische incasso betaald worden, kun je beter meteen naar het archief filteren. Rekeningen en facturen verwerk je zo snel mogelijk in je boekhouding. Zodra deze in de boekhouding staan kunnen ze vanuit dit mapje naar het archief.
@Sociale Media : alle berichten van Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, etc.
@Zwarte Lijst : Hier gaat alle e-mail naar toe van mensen waarvan je de mail wel wil bewaren, maar niet wilt zien.

Waarom zet je best een apenstaartje ‘@’voor je map. De meeste mailprogramma’s sorteren de mappen op het computeralfabet. In dat alfabet komt de “@” voor de cijfers en de letters. De mappen met een “@” voor de naam komen dus boven in de lijst te staan.

Je kan al eens starten met een kleine try-out… succes!

Verhoog je productiviteit met de Pomodore techniek!

HOE WERKT DE POMODORO TECHNIEK ! 

Pomodoro’s Voorbereiden
Maak een lijstje met wat je gaat doen vandaag. Kies een paar wat grotere taken waarvan je weet dat je er minstens 25 minuten mee bezig bent. Als een taak die je in gedachten had korter duurt probeer het dan te combineren met een andere soortgelijke taak. Als een taak meer dan 2 uur duurt, splits het dan op in kleinere taken. Maak een lijstje met wat je gaat doen ter ontspanning. Denk hierbij aan het spelen van spelletjes, stukje lopen, lunchen, 10x opdrukken, uit het raam staren, luidkeels meezingen met je favoriete nummer, zolang jij er ontspanning uit haalt is alles goed. Let wel: probeer dingen op je lijstje te zetten die je in 5 minuten kan doen.

Zorg dat je een kookwekker klaar hebt staan. (Als je er geen hebt kan je e.ggtimer.com gebruiken)

Kies taak voor Pomodoro
Kies een taak van je lijstje welke je gaat doen. En kies ook een ontspanning van je lijstje, wat je daarna gaat doen. Hier zit opzich geen volgorde of iets dergelijks aan vast, wat mij betreft mag je in willekeurige volgorde van je lijstjes kiezen. Taken kunnen klaar zijn, en dus op raken, maar ontspannings activiteiten mag je natuurlijk ook hergebruiken.

Werk 25 minuten
Start je timer en werk door tot de wekker afloopt. Geen smoesjes, gewoon 25 minuten je best doen. Het is geen race tegen de klok, de taak hoeft niet per se af in deze 25 minuten, als je maar voortgang boekt.

Pauze
TRRRRRINGG! Stop met werken. Tijd voor ontspanning. In principe heb je nu 5 minuten pauze. Tenzij dit al je 4e pomodoro is, dan mag je genieten van 25 minuten pauze. In die 25 minuten pauze kan je bijvoorbeeld eens lekker ff gaan lunchen. Of als je, ondanks de Pomodoro Techniek, merkt dat je een dipje krijgt kan je die 25 minuten natuurlijk ook gebruiken voor een powernap.

Herhaal Pomodoro
Nu je weer heerlijk ontspannen en opnieuw opgeladen bent begin je weer van voor af aan. Net zo lang tot je werk van je lijstje op is, of je genoeg uren aan werk hebt besteed voor vandaag.

Waarom werkt de pomodoro techniek?
Erg mooi die pomodoro techniek, maar waarom werkt hij eigenlijk zo goed? Heeft allemaal te maken met één heel belangrijk cognitief proces: aandacht.Bij de pomodoro techniek hoef je altijd je aandacht maar 25 minuten vast te houden. Daarna mag jij 5 minuten lang je door alles laten afleiden.
Aandacht is dus een ontzettend belangrijk proces.

Ik wens je heel veel plezier met deze, simpele, techniek. Mij helpt het in ieder geval enorm!

READY SET GO! 
start je e.ggtimer.com 

 

Shortcuts

Oefenen baart kunst maar het bespaart je zoveeeeeeeeeeel tijd….
Hier alvast de link : https://nl.wikipedia.org/wiki/Sneltoetsen_in_Word

Even doorbijten en je kan nooit meer zonder!

De laatste nieuwtjes bij CANVA

Ben jij een CANVA designer dan heb ik enkele nieuwigheden en tips voor jou!

  1. Mijn Canva graag in een andere taal
  2. Een team oprichten en ontwerpen delen
  3. Shortcuts : echte timesavers!

1. Switch languages (klik op de foto om het beeld te vergroten)

2. Samen en op afstand werken aan 1 ontwerp : (klik op de foto om het beeld te vergroten)
– maak eerst je team
– daarna klik je bij je ontwerp bovenaan op Showing
– activeer dan Show team

3. Makkelijker werken met shortcuts : Download hier de PDF