+32 (0)16 22 00 87

… makkelijker gezegd dan gedaan!

Beperk je vooral in het aantal mappen, want een groot probleem met al die email mapjes is het bepalen waar je iets opbergt. In welke map plaats je een klantencontract op? In het mapje Contracten? Of in het mapje van de klant? Stop alles in één archief en je bent van dit probleem af. Waarom 1 archief : de zoekfuncties zijn ondertussen veel sneller geworden, vooraleer je dus weet in welke map je mail zit heeft de zoekfunctie de mail al gevonden.

Maak dus je mapjes aan op basis van een ‘gebeurtenis’ i.p.v. klanten, leveranciers, offertes… en maak gebruik van de zoekfunctie.
Wat brengt het op? TIJDWINST
Hieronder een voorbeeld van een mogelijke opdeling van je mappen.

@Actie : Dit is de map waar alle mailtjes ingaan waar je meteen wat mee moet.
@Actie+ : Dit is de map waar alle mailtjes in gaan waar je wat mee moet doen maar niet meteen
@ActieEND: alles wat afgehandeld is en wat je wil bijhouden
@Antwoord : In deze map gaan alle mailtjes waar je op antwoord wacht of die je aan anderen gedelegeerd hebt.
@CC Mails : In deze map gaan alle e-mails waar je als CC vermeld staat maar niet als verstuurd Aan.
@Nieuwsbrieven : Hier verplaats je alle nieuwsbrieven en reclame naar toe die via de mail binnen komen. Hou je graag veel reclame bij dan kan je nog een extra map maken @Reclame bv.
@Rekeningen : In deze map verplaats je alle rekeningen die binnenkomen waar je nog wat mee moet. Rekeningen die via automatische incasso betaald worden, kun je beter meteen naar het archief filteren. Rekeningen en facturen verwerk je zo snel mogelijk in je boekhouding. Zodra deze in de boekhouding staan kunnen ze vanuit dit mapje naar het archief.
@Sociale Media : alle berichten van Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, etc.
@Zwarte Lijst : Hier gaat alle e-mail naar toe van mensen waarvan je de mail wel wil bewaren, maar niet wilt zien.

Waarom zet je best een apenstaartje ‘@’voor je map. De meeste mailprogramma’s sorteren de mappen op het computeralfabet. In dat alfabet komt de “@” voor de cijfers en de letters. De mappen met een “@” voor de naam komen dus boven in de lijst te staan.

Je kan al eens starten met een kleine try-out… succes!